Rejestracja

BIURO RACHUNKOWE TAXES SPOŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

31-513 Kraków, ul. Olszańska 7

NIP: 675-175-37-37

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG BIURA RACHUNKOWEGO

1. Informacje ogólne i definicje

1.1. Usługodawcą jest spółka Biuro Rachunkowe TAXES Sp. Z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Olszańskiej 7, zarejestrowana w

Sądzie Rejonowym Dla Miasta Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000911258

1.2. Niniejszy Regulamin określa warunki korzystania z usługi biura rachunkowego TAXES, zwanej dalej Usługą.

1.3. Klientem w rozumieniu Regulaminu jest podmiot, na rzecz którego świadczona jest Usługa.

1.4. Klienci korzystający z Usługi zobowiązani są do przestrzegania niniejszego Regulaminu.

1.5. Klientem mogą być osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie jednoosobowej lub w

formie spółki, rozliczających się na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów lub innych ewidencji.

1.6. Niniejszy regulamin jest Regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu

usług drogą elektroniczną.

1.7. Dokument oznacza dokument lub zbiór dokumentów przesyłanych do biura rachunkowego w formie elektronicznej (skan lub inna forma cyfrowa) w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów podatkowych lub ZUS.

1.8. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Jest to akt prawny przyjęty przez Unię Europejską regulujący zasady ochrony danych osobowych zastępujący dyrektywę 95/46/WE z 1995 r.

2. Obowiązki i odpowiedzialność Usługodawcy

2.1. Usługodawca zobowiązuje się do zaksięgowania przekazanych przez Klienta cyfrowych kopii Dokumentów związanych z jego działalnością gospodarczą, a następnie sporządzania na ich podstawie, w zależności od stosowanej przez Klienta formy rozliczeń:

2.1.1. Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów;

2.1.2. Rejestrów VAT;

2.1.3. Ewidencji Środków Trwałych;

2.1.4. List płac w oparciu o kwoty brutto poszczególnych elementów listy płac podanych przez Klienta;

2.1.5. Rachunków do umów cywilno-prawnych;

2.1.6. Deklaracji i informacji VAT lub JPK_V7 oraz PIT, a następnie przekazaniu ich do właściwego Urzędu Skarbowego lub systemu informatycznego Ministerstwa Finansów;

2.1.7. Deklaracji i zgłoszeń ZUS, a następnie ich przekazaniu do systemu „Płatnik” Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

2.1.8. Plików JPK_PKPIR lub JPK_EWP, a następnie przekazaniu ich do uprawnionych organów kontroli na żądanie tych organów.

2.2. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ujęcie w księgach i rejestrach VAT dokumentów przekazanych poprzez udostępniony system informatyczny oraz sporządzenie na ich podstawie wszelkich wymaganych przez organy podatkowe i ZUS deklaracji i informacji.

2.3. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za przekazanie deklaracji i informacji o których mowa w pkt. 2.2. do odpowiednich organów (Urząd skarbowy oraz ZUS).

2.4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy powstałe w wyniku przekazania skanów Dokumentów, których oryginalne wersje nie są w posiadaniu Klienta, nie dotyczą prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, są niekompletne, nieczytelne.

2.5. Obowiązkiem Usługodawcy jest udostępnienie uprawnionym organom kontroli kopii dokumentacji będącej w posiadaniu Usługodawcy, a dotyczącej działalności gospodarczej Klienta, na żądanie uprawnionych organów.

2.6. Usługodawca zobowiązuje się do przekazania raportów VAT, PIT, PPE w terminie nieprzekraczającym 5 dni roboczych od dnia wykonania operacji „Zamknięcie miesiąca”.

2.7. Usługodawca zobowiązuje się do przekazania raportu ZUS w terminie do 9 dnia następnego miesiąca.

2.8. W przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń uniemożliwiających zaksięgowanie Dokumentów lub wygenerowania Raportów wg terminów wskazanych w punkcie 2.6. lub 2.7., Dokumenty zaksięgowane zostaną a Raporty wygenerowane w terminie możliwie najwcześniejszym, nie przekraczającym jednak terminów wymaganych polskim prawem.

2.9. Usługodawca oświadcza, iż posiada wszelkie wymagane przez polskie prawo uprawnienia i kwalifikacje do świadczenia Usługi.

2.10. Usługodawca zobowiązuje się do posiadania aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zawodowej, opiewającej na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 10 000 EUR.

2.11. Usługodawca ponosi odpowiedzialność z tytułu świadczenia Usługi do wysokości sumy gwarancyjnej polisy odpowiedzialności cywilnej zawodowej obowiązującej w chwili wystąpienia zdarzenia.

3. Obowiązki i odpowiedzialność Klienta

3.1. Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w procesie zamawiania Usługi oraz zobowiązuje się do powiadomienia Usługodawcy o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej, mającej wpływ na świadczenie Usługi.

3.2. Klient zobowiązuje się przekazywać cyfrowe kopie dokumentów za pośrednictwem e-mail bądź

wykorzystaniem innej metody udostępnionej przez Usługodawcę. Za dokument skutecznie

przekazany traktuje się dokument, który po zakończeniu transferu, znajdzie się na skrzynce Usługobiorcy.

3.3. Klient zobowiązuje się do przekazywania wyłącznie skanów Dokumentów oryginalnych, związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, czytelnych, kompletnych oraz nieprzekazywania dokumentów już wcześniej przesłanych. Usługodawca zastrzega sobie prawo do naliczenia opłaty za podjętą próbę zaksięgowania każdego powielonego dokumentu, w wysokości jak za zaksięgowanie dodatkowego dokumentu.

3.4. Klient zobowiązuje się do przechowywania we własnym zakresie oryginałów dokumentów przekazanych do księgowania w miejscu oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, bądź przekazania ich Usługodawcy w wyznaczony przez Usługodawcę sposób.

3.5. Dokumenty Klient zobowiązuje się przesyłać w terminie do 8 dnia następnego miesiąca.

3.6. Obowiązkiem Klienta jest sporządzanie adnotacji do dokumentu, gdy nie ma możliwości dokonania jego jednoznacznej klasyfikacji, w tym kody GTU, typy dokumentów, czy zastosowane procedury. Bezwzględnie wymagane są opisy dokumentów wystawionych w języku obcym. W przypadku wątpliwości co do kwalifikacji poniesionych wydatków, Klient może się skonsultować z Usługodawcą.

3.7. W przypadku przekazania przez Klienta do księgowania dokumentów kosztowych, domniemywa się, że zostały one opłacone w całości, bez względu na informację w nich zawartą. Jeżeli jednak zostanie nieuregulowane zobowiązanie, dla którego upłynął 90 dzień od terminu płatności, a wcześniej nastąpiło powiązane z tym dokumentem rozliczenie podatku, Klient ma obowiązek poinformować o tym fakcie Usługodawcę, najpóźniej do końca miesiąca, w którym upłynął ten termin.

3.8. W przypadku przekazania przez Klienta do księgowania dokumentów kosztowych, o wartości przekraczającej 15 000,00 PLN, Klient oświadcza, że zostały one opłacone na właściwe konto i za pośrednictwem banku, bądź przesyła potwierdzenie przelewu.

3.9. W przypadku przesłania Dokumentów po fakcie przekazania Klientowi raportu PPE, PIT lub VAT za okres, którego Dokumenty dotyczą, Dokumenty te, jeżeli umożliwią to przepisy podatkowe, będą uwzględnione w rozliczeniach w okresie następnym. W przeciwnym wypadku zostanie sporządzony raport korygujący oraz naliczona dodatkowa opłata zgodna z obowiązującym Cennikiem Usługi.

3.10. Dokumenty stanowiące podstawę do sporządzenia rocznej deklaracji podatkowej Klient zobowiązuje się dostarczyć nie później niż 10 dni roboczych przed ostatecznym terminem złożenia deklaracji. W przypadku niedotrzymania tego terminu, Usługodawca przekaże Klienta informację w formie załącznika PIT/B.

Warunkiem sporządzenia zeznania rocznego jest udostępnienie przez Ministerstwo Finansów właściwej deklaracji w systemie e-Deklaracje.

3.11. W przypadku, gdy Dokumenty zostaną dostarczone przed upływem terminu, Klient ma możliwość wykonania operacji „Zamknięcie miesiąca”. Oznacza ona czynność poświadczenia, że na moment wykonania tej operacji, stan przekazanych Dokumentów odnoszących się do miesiąca księgowego, którego operacja dotyczy, jest kompletny, a księgowy prowadzący może przystąpić do wykonywania czynności rozliczeniowych.

4. Warunki zawierania i rozwiązywania Umowy

4.1. Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest na czas nieokreślony.

4.2. Umowa może być rozwiązana przez Klienta bez podania przyczyny, ze skutkiem na koniec kolejnego miesiąca, w którym wypowiedzenie nastąpiło.

4.3. W przypadku likwidacji działalności gospodarczej przez Klienta, Umowa o świadczenie Usługi ulega rozwiązaniu z dniem likwidacji działalności.

4.4. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej na zasadach opisanych w ustawie o Swobodzie Działalności Gospodarczej, zawieszeniu ulega również Umowa o świadczenie Usługi na okres zawieszenia działalności gospodarczej.

4.5. Powyższy podpunkt nie ma zastosowania w przypadku konieczności realizacji obsługi księgowej w okresie, w którym działalność gospodarcza została zawieszona lub w przypadku niepowiadomienia Usługodawcy o fakcie zawieszenia działalności gospodarczej.

4.6. Jeżeli zawieszenie, o którym mowa w pkt. 4. trwa dłużej niż 24 miesiące, Umowa o świadczenie Usługi ulega rozwiązaniu w ostatnim dniu miesiąca, w którym powyższy termin upłynął.

4.7. Umowa może zostać rozwiązana przez Usługodawcę bez podania przyczyny, za jednomiesięcznym wypowiedzeniem. Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę lub zawiesić jej wykonywanie bez okresu wypowiedzenia w następujących przypadkach:

4.7.1. Podania przez Klienta danych niezgodnych ze stanem faktycznym lub prawnym.

4.7.2. Stwierdzenia nadużycia prawa przez Klienta, związanego z korzystaniem z Usługi.

4.7.3. Nieopłacenia przez Klienta naliczonych należności względem Usługodawcy w terminie 28 dni od daty zaistnienia zobowiązania.

4.7.4. W terminie 60 dni od rozpoczęcia świadczenia usługi. Rozpoczęcie świadczenia usługi następuje z dniem przystąpienia Usługodawcy do pierwszych czynności rozliczeniowych miesiąca.

4.8. W przypadku nieopłacenia przez Klienta należności względem Usługodawcy w terminie 14 dni od daty zaistnienia zobowiązania, Usługodawca ma prawo zablokować dostęp do rejestrów księgowych Klienta.

4.9. W przypadku nieopłacenia przez Klienta należności względem Usługodawcy, Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy udostępnienia całości dokumentacji księgowej sporządzonej przez Usługodawcę.

5. Rozliczenia i Opłaty

5.1. Za wykonaną usługę, Usługodawca otrzyma na podstawie wystawionej faktury VAT wynagrodzenie wynikające z umowy plus dodatkowe koszty, które wynikły w danym miesiącu z przyczyn Klienta.

5.2. Podstawą do naliczenia opłaty stałej w pełnej wysokości za dany miesiąc, jest wykonanie przez Usługodawcę pierwszej czynności rozliczeniowej danego miesiąca.

5.3. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT, o których mowa w pkt. 1 w postaci elektronicznej.

6. Reklamacje

6.1. Reklamacja Klienta w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Usługi powinna zostać przesłana do Usługodawcy w formie pisemnej i określać: dane Klienta umożliwiające jego identyfikację oraz opis zdarzenia i okoliczności stanowiących podstawę reklamacji.

6.2. Usługodawca zobowiązuje się udzielić pisemnej odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania, wskazując, czy uznaje reklamację oraz w jaki sposób zamierza ją załatwić lub informując o braku podstaw do uznania reklamacji wraz z uzasadnieniem swojego stanowiska. W przypadku konieczności wyjaśnienia dodatkowych okoliczności związanych z usługami świadczonymi na rzecz Usługodawcy przez podmioty, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności, Usługodawca przesyła w terminie 7 dni informację o potrzebie wyjaśnienia tych okoliczności.

7. RODO i powierzenie danych osobowych

7.1. Klient, jako Administrator danych (zwany w tym rozdziale również Administratorem) powierza Usługodawcy do przetwarzania dane osobowe, które zgromadził zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7.2. Podmiotem przetwarzającym dane jest Usługodawca – Biuro Rachunkowe TAXES Sp. Z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ulicy Olszańskiej 7, nr KRS 0000911258

7.3. Usługodawca przetwarza dane w celu prawidłowego świadczenia usługi, której szczegółowy zakres określony jest w Rozdziale II, niniejszego Regulaminu. Podstawę do przetwarzania danych stanowi Umowa o świadczenie Usługi. Ponadto Usługodawca może przetwarzać dane w celach: prowadzenia analiz i statystyki, dochodzenia roszczeń, archiwizacji, prowadzenia działań związanych z bezpieczeństwem, udzielania odpowiedzi na pisma i wnioski oraz prowadzenia korespondencji, wypełniania innych obowiązków prawnych.

7.4. Usługodawca oświadcza, że

7.4.1. podanie danych osobowych przez Klienta jest dobrowolne, ale niezbędne w celu realizacji umowy o świadczenie Usługi;

7.4.2. będzie postępował zgodnie z zasadami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych z 27 kwietnia 2016 roku oraz przetwarzał dane powierzone przez Klienta na zasadach określonych w tym

rozporządzeniu;

7.4.3. Klient posiada prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania;

7.4.4. dane powierzone przez Klienta mogą być udostępniane jedynie organom państwa upoważnionym do uzyskania informacji na podstawie przepisów prawa krajowego, takim jak: organy podatkowe, ZUS oraz podmiotom uczestniczącym w procesie świadczenia usługi, w celu jej prawidłowego świadczenia jak również innym podmiotom wyłącznie w celu wykonywania zadań określonych w pkt. 3. niniejszego działu;

7.4.5. prowadzona jest dokumentacja wewnętrzna zawierająca listę osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, wraz ze wskazaniem zakresu przetwarzania. Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych zostały przeszkolone w zakresie przetwarzania i ochrony danych, zostały pouczone o odpowiedzialności związanej z nieprzestrzeganiem zasad ochrony i przetwarzania danych oraz zostały zobowiązane do bezterminowego zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tej tajemnicy.

7.4.6. zobowiązuje się do usunięcia danych lub do zwrotu danych administratorowi danych po zakończeniu przetwarzania, zgodnie z decyzją Usługodawcy.

7.4.7. dane powierzone przez Klienta będą przechowywane przez cały okres świadczenia usługi oraz po rozwiązaniu umowy, przez okres w którym którakolwiek ze stron może wysuwać względem drugiej

jakiekolwiek roszczenia, nie krócej niż 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym te roszczenia mogą zostać wysunięte.

7.4.8. Klientowi przysługuje prawo wniesienia skargi, gdy uzna iż przetwarzanie danych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;

7.5. Usługodawca zobowiązuje się przechowywać i przetwarzać dane z zachowaniem najwyższej staranności zawodowej w celu zabezpieczenia prawnego, organizacyjnego i technicznego interesu Klienta.

7.6. Usługodawca stosuje środki bezpieczeństwa i dostępności wymagane przez RODO.

Regulamin obowiązuje od dnia 01.05.2021 r.